21. Yüzyılın Belediyesinde 21. Yüzyılın Yöneticisi
Günümüzde karşı karşıya kaldığımız her alanda büyük bir değişim yaşanmaktadır. Artık örgütler eskiye oranla daha hızlı hareket etmek ve bu piyasada ayakta kalabilmenin gereği olan şartları yerine getirmek zorundadırlar. Çünkü gözümüzle gördüğümüz ya da görmediğimiz her şey değişmektedir. Bir örgüt için hayati öneme sahip olan faktörler akıl almaz bir şekilde değişirken, bu değişme kayıtsız kalmaları artık imkansızdır. Dolayısıyla örgütler statik bir ortamda iş yapmaya göre değil, dinamik yapılara adapte olabilecek şekilde dizayn edilmek zorundadır.
Son yıllarda yönetim sistemleri konusunda yapılan birçok çalışma insanın örgütlerdeki stratejik önemi üzerinde yoğunlaşmaktadır. Bu konuda sayısız kitap, tez, çalışma ve uygulama örnekleri yayınlanmaktadır. Büyük şirketlerin borsadaki hisse değerleri, şirketlerin kayıtlı varlıklarının çok üstünde çıkmaktadır. Bu değerin, şirket çalışanlarının yarattığı rekabet avantajı ve insan kaynaklarının yarattığı katma değer olduğu belirtilmektedir. İnsan kaynaklarının şirketlerdeki katma değerinin ölçülmesi üzerine yapılan değerlendirmeler de son yılların en heyecan verici çalışmaları olmaya devam etmektedir.
Günümüzün örgütlerinin bu değişim ve dönüşüm sürecinde başarılı olabilmeleri, insan kaynaklarının kalitesine bağlıdır. İnsan kaynaklarını etkili şekilde yöneten ve kullanan örgütlerin bunu başaramayan örgütlere göre gelecekte daha başarılı olacakları kaçınılmazdır. Doğal olarak bir örgütün performansının gelişmesinde en önemli ve belirleyici unsur insandır. Örgütün vazgeçilmezliği; rekabet ve kaliteli üretim, iyi eğitilmiş, örgütle özdeşleşmiş, katılımcı, yaratıcı ve sürekli bir iş gücünü gerektirmektedir.
Görüldüğü gibi 21. yüzyılın yönetim ve yönetici anlayışı klasik bakışa göre oldukça farklılaşmıştır. Yeni dönemde, yaşanan yoğun rekabet ortamında varlıklarını sürdürmek isteyen örgütler, bu yeni anlayışa göre yönetim sistemini kurmak ve yönetici liderlerini bu yeni anlayışın gerekliliklerine göre seçmek ve yetiştirmek zorundadırlar.
Algılamayı Yönetmelidir
21. yüzyılın yöneticisi algılamayı yönetmelidir. Çünkü algılar davranışları, davranışlar örgütü yönetir.
Algılama yönetimi daha çok fayda sağlayan ve belirsizliği daha az olan bilgileri sağlayabilmek için dış dünyadan veri akışını kontrol etmek ve geliştirmek anlamına gelen ve son yıllarda oldukça popüler hale gelmiş yeni bir yönetim tekniğidir. 21. yüzyılın yöneticileri, örgüt yönetiminde başarılı olabilmek için etkin algılama yönetimi taktikleri kullanmak zorundadırlar.
Başarılı algılama yöneticileri başarılarının arkasında yatan faktörleri, şu öğütleri vererek, anlatmaktadırlar:
- Çabalarınızı etkileyen gurupları belirleyin.
- Sizi diğerlerinden ayıran eğitim, kültür gibi iki ya da üç tema belirleyin.
- Bu farklılaşmış temalara dayanan politikalar geliştirin.
- Temel iletişim tekniklerinden yararlanın, mevcut algıları analiz edin. Burada amacınız, arzu edilen ve ölçülebilir davranışları yerine getirerek kilit grupların, gerçeklerle yeniden odaklaşmasını sağlamak olmalıdır.
- Algılama ve algılanmanın anlamını ve mesajlarını içeriğini daima düşünün.
- Mesajları, iletişim sürecinde etkileyen farklı eğilimleri düşünün ve algıları etkin bir şekilde yönetme yeteneği kazanın.
- Diyalogu geliştirin. Diyalogu etkin iletişimi ve anlayışını artıran temel unsur olduğunu hiçbir zaman unutmayın.
21. yüzyılın yöneticileri algılama yönetimi taktiklerini başarılı bir şekilde kullanırsa; farklı kurum kültürlerini tanıma ve kendi kurumunun özelliklerini fark etme, kurum kültürünün görünen ve görünmeyen değer ve normlarını gözden geçirme, kurum kültürünün iş sonuçlarına etkilerini fark etme, kişisel iletişim tarzını tanıma ve eksikleri geliştirme, olumlu bir ilk izlenimin nasıl ve hangi adımlarla oluşturulabileceğini öğrenme, iş ve sosyal hayatta giysilerin dili ve renklerin uyumuyla tanışma, yaşamın içinden nezaket ve görgü kurallarını benimseme, kişisel gelişim plânı yapabilme, kurum kültürünü güçlendirme, kurum kimliğiyle uyumlu dış görünüm ve tavır oluşturabilme, farklılıkları destekleyen ancak kurum itibarını güçlendiren kişisel algı yaratma, ilk izlenimle kurum hakkında uygun mesaj verme, kurum kültürünün tutarlılığını koruma, dış çevre ve müşteriler üzerinde olumlu etki yaratma gibi örgütsel verimliliği doğrudan etkileyen kazanımlara sahip olacaklardır.
Bilgiyi Yönetmelidir
21. yüzyılın yöneticisi bilgiyi yönetmelidir. Çünkü örgütü yönetmek, bilgiden ve bilmekten geçer.
21. yüzyılda karşılaşılan fırsatları değerlendirmek ve ortaya çıkan ve çıkacak sorunları çözebilmek için yöneticilerin doğru soruyu sormaları büyük bir zorunluluk olmuştur. Bilgi yönetimi örgütsel etkililiği geliştirme amacına dönük olarak, mevcut ve gelecekteki karar verme süreçlerini etkileyebilmek için geçmişteki bilgi ve deneyimlere başvurmakta ve bunun için temel sorular sormaktadır. 21. yüzyılın yöneticileri bilgiyi yöneterek; örgüt içerisinde yeni bilginin üretilmesini, dış kaynaklardaki değerli bilginin kuruma kazandırılmasını, bilginin dokümanlar, veri tabanları ve yazılımlar aracılığı ile sunulmasını, toplumsal kültür ve özendiricileri ile bilginin büyümesinin kolaylaştırmasını, örgütün birimlerinde oluşan bilginin birimler arası transferinin gerçekleştirilmesini, örgütsel bilginin kıymetlendirilerek entelektüel sermayeye çevrilmesini ve ölçülmesini, örgütsel kararlarda ulaşılabilir bilginin kullanılmasını sağlamaktadırlar.
21. yüzyılın yöneticileri bilgi yönetimi taktiklerini kullanarak, bilgiyi açık hale getirirler ve bu süreçte entelektüel sermayenin etkin bir rol oynamasını sağlarlar. Örgüt içi bilgi-yoğun bir örgüt kültürü oluştururlar. Örgütsel bilginin depolanması ile erişimi, paylaşımı ve kullanımını sağlarlar. Örgütün sosyal ve teknolojik alt yapısını oluştururlar ve geliştirirler. Örgüt içinde öğrenme eğrisini hızlandırırlar, daha hızlı bir örgütsel iyileştirmeyi sağlarlar. Doğru bilginin doğru insanlara doğru zamanda ulaşmasını sağlarlar ve modern yönetimin gereği hızlandırılmış örgütsel dönüşüme ortam sağlarlar.
Çatışmayı Yönetmelidir
21. yüzyılın yöneticisi çatışmayı yönetmelidir. Çünkü çatışmayı yöneten; hedefleri, istekleri, amaçları ve güdüleri de yönetir.
Örgüt içerisinde bireyler, görevlerin belirsizliği, bilgilerin alt düzeylerden sağlanması, haksız görev dağılımları, ulaşılamayacak hedefler gibi sorun alanlarında sürekli çatışma yaşarlar. Bu süreçten örgütlerin olumlu pay çıkarabilmeleri için bütün çatışmaların çok iyi yönetilerek en iyi sonucun alınması gerekmektedir. Örgüt içerisinde kişilerin birbirlerine nasıl davranacakları ve aralarında nasıl iletişim kuracakları, çatışmaların olumlu ya da olumsuz, nasıl yönetilecekleri sorusuna alınacak yanıt sonrası açıklığa kavuşacaktır
Örgütlerde görülen çatışma sorunu ve bu sorunun örgütsel amaçlar yönünde yapıcı ve yaratıcı bir biçimde yönetilmesi, yöneticilerin zaman ve enerjilerini, bu amaçla önemli ölçüde kullanmalarına yol açmaktadır. Gerçekten bugün çatışma modern örgütlerin en ciddi sorunlarından birisidir. Birçok durumda diğer aktiviteleri çok rahat yönlendirebilecek insan kaynağının verimsizce kullanılmasına neden olabilmektedir. Yapılan araştırmalar, yöneticilerin zamanlarının %20'sinden fazlasını örgüt içi çatışmalara yahut çatışma sonrası yaşanan olumsuzlukları gidermeye ayırmakta olduklarını göstermektedir.
Böylesine önemli olan örgütsel çatışmanın yönetilmesi sorunu, 21. yüzyılın yöneticisi için büyük önem taşımaktadır. Modern yönetimin bir gereği olarak yöneticiler, tüm çatışma yönetimi teknik ve taktiklerini bilmek zorundadırlar.
Değişimi Yönetmelidir
21. yüzyılın yöneticisi değişimi yönetmelidir. Çünkü değişimi yöneten planlı ya da plansız biçimde, örgütünün belli bir durumdan başka bir duruma geçmesini de yönetir.
Örgütlerde değişimi yönetme; daha hızlı bir şekilde sorunları çözme, deneyerek öğrenme, yeni koşullara uyum sağlama ve daha yeterli hale gelme amacı ile gerçekleştirilen bir süreçtir. Çevresel değişimde yaşanan artışlar ve bunların örgütler üzerindeki etkisi çok fazlalaştığı için değişiklilikleri yönetebilme ile ilgili bilgi ve beceriler, bir yönetici için mutlak edinilmesi gereken unsurlar olmuştur.
Günümüzdeki uygulamalara baktığımızda örgütsel değişimi başarabilmenin sırrının değişimi iyi yönetmekten geçtiğini görüyoruz. Değişimi yönetebilecek örgütler, her şeyden önce, değişimin önünde olabilmelidir. Değişim yönetimi, bir makineyi çalıştırmak ya da her defasında insan bedenindeki bir tek hastalığı iyileştirmek gibi değildir. Bu faaliyetlerin ikisi de bir sabit ilişkiler kümesiyle çalışmayı gerektirir. Değişim yönetimi ise hareketli parçalardan oluşan karmaşık bir yapının hassas dengelerini sağlamakla ilgilidir. Bundan dolayı değişim yönetimi çok hassas dengeler üzerine kuruludur. 21. yüzyılın yöneticisi bu bilinçle, değişimin önünde olabilmek için tüm gereklilikleri yerine getirmek zorundadır.
İmajı Yönetmelidir
21. yüzyılın yöneticisi imajı yönetmelidir. Çünkü imajı yöneten; özü, sözü, eylemi, doğruluğu, dürüstlüğü, tutarlılığı ve uyumluluğu da yönetir.
Örgütsel imaj, örgüt kimliği etkilerinin çalışanlar, hedef gruplar ve kamuoyu üzerindeki neticesidir ve örgüt hakkında düşünce, örgütün tanınırlığı, örgütün prestiji ve örgütün diğerleriyle ya da rakipleriyle karşılaştırılabilirliği gibi dört ana noktayı kapsamaktadır. Yani örgütsel imaj, örgüt kimliği oluşturma çabaları sonucu meydana gelmektedir. Örgüt kimliğini oluşturmak için düzenlenen, gerçekleştirilen örgüt felsefesi, örgütsel dizayn, örgütsel davranış ve iletişim çabaları neticesinde oluşan kimlik, örgütsel imajı şekillendirmektedir. Bu süreçte örgütler, olumlu imaj algılamalarına yol açabilmek için örgütsel imaj yönetimini sağlamaya uğraşırlar. Bunun için kullanılan halkla ilişkilerin temel hedefi, yaratıcılığı ve örgütsel imajın korunmasını sağlamaktır. Örgütler özelikle çalışanları ve ortakları ile birlikte arzu edilen imaja kavuşabilmek için uğraşırlar. Örgütlerin kendi içlerindeki ve çevrelerindeki değişiklikler, imaj yönetimini de sürekli tehdit etmektedir. Örgütler bu değişiklikleri anlamalı ve bunlara tepki vermelidirler.
Kaliteyi Yönetmelidir
21. yüzyılın yöneticisi kaliteyi yönetmelidir. Çünkü kaliteyi yöneten, müşteri istek ve beklentilerinin aşılarak karşılanmasını da yönetir
21. yüzyılın yöneticisi örgüt yönetiminde kaliteyi yönetirken müşteri odaklı olmalıdır. Örgütte uygun bir maliyet karşılığında iyi hizmet sunulması hedeflenmelidir. Stratejik olarak sonuçlar ve işlemler üzerinde yoğunlaşılmalıdır. Örgütte stratejik niyetler pratik başarılara dönüştürülebilmelidir. Örgüt yönetimi kurallarla değil, amaçlarla ve değerlerle yürütülmelidir. İşlerin yürütülmesi, kararların verilmesi sırasında zorlayıcı kurallar değil, belirlenmiş amaç ve değerler geçerli olmalıdır. Topluma, çalışanlara ve müşterilere de yetki verilmelidir. Amaç, insanların ihtiyaçlarını, birlikte çalışarak ve güçlerini kullanarak gerçekleştirmeleri ve başarmalarıdır. Bundan dolayı da tüm süreçlerde etkili ve verimli olunmalıdır.
Örgütlerde kalitenin yönetimi bir yandan maliyetleri azaltırken diğer yandan performansın ve müşteri tatmininin artmasını sağlar. Ancak bunun için örgütte verilen hizmet, hizmetle ilişkisi olan hem müşteriler hem de hizmeti üretenler tarafından kaliteli bulunmalıdır. Bu süreçte ayrıca girişimci de olunmalıdır. Örgütte kalitenin yönetimi, 21. yüzyılın yöneticisine, kamu sektöründe kaynakların, teknolojilerin ve işlemleri kullanımı ve yönetimi sırasında maliyetin düşürülmesini ve kazancın artışını sağlamalı, bunu yaparken sadece kaynakların harcanmasını değil yeniden kullanımını hedefleyen bir girişimcilik öngörmelidir.
Kariyeri Yönetmelidir
21. yüzyılın yöneticisi kariyeri yönetmelidir. Çünkü kariyeri yönetmek, meslekte gelişmeyi ve hiyerarşik olarak sürekli yükselmeyi de yönetmek demektir.
Kariyer yönetimi, örgütlerde çalışanların potansiyelinden en üst düzeyde yararlanabilmesi amacına hizmet için başvurulan bir yönetsel uygulamadır. Bunun en önde gelen koşulu, yöneticiler ve yönetim basamakları dışında çalışanlar arasında iletişim kanallarının sürekli açık tutulmasıdır. Bu yolla uygulanan kariyer yönetimi tekniklerinin başarısı, bireysel kariyer planları ile örgüt amaçlarının birleştiği noktaların sayıca çokluğuna bağlıdır. Yöntemin esasını; yönetimin, çalışanların kariyerini geliştirmelerine destek olma düşüncesi oluşturmaktadır.
Bu süreçte en önemli araç kariyer geliştirme programlarıdır. Kariyer geliştirme, bireysel bir süreç olarak kariyer planlama ile örgütsel bir süreç olan kariyer yönetiminin bütünleştirilmesi olarak tanımlanır. Bu bütünleştirme, bireyin kariyeri boyunca kariyer amaçlarına ulaşabilmesi için uygulanan programlar, eylemler ve faaliyetlerden oluşur. Etkili bir kariyer geliştirme programında; çalışanın kendi kariyer gereksinmelerini değerlendirmede yardımcı olma, örgüt içinde kariyer fırsatlarının geliştirilmesi ve çalışanlara duyurulması, çalışanların beceri ve ihtiyaçlarının kariyer fırsatlarıyla uzlaştırılması gibi temel öğeler bulunmaktadır. 21. yüzyılın yöneticisi bu temel unsurların bilincinde olmalı ve yönetim uygulamalarına bunları yansıtabilecek azim ve kararlılıkta olmalıdır.
Krizi Yönetmelidir
21. yüzyılın yöneticisi krizi yönetmelidir. Çünkü krizi yöneten, iyi işlemeyen ve yeniden yapılanmayı gerektiren istikrarsız durumları da yönetir.
Kriz zamanları, yöneticilerin en çok arandığı zamanlardır. Yöneticilerin bu zamanlarda sergileyecekleri yönetsel beceriler, örgütü dağılmaktan kurtarır ve krizin yarattığı paniği gidererek kriz durumunun bir an önce giderilmesine yardımcı olur. Bu süreçte yöneticilerin hedeflerine ulaşmaları konusunda, kendileri için gerekli olan gücün kaynağı, içinde bulundukları zamandır. Kriz dönemlerinde üst yönetim önemli görevleri kısa sürede yerine getirmek durumundadır. İçinde bulunulan koşul ne olursa olsun, bütün dönemlerde işlerin öncelik sıralaması vardır. Yaşamsal öneme sahip işlerin yanında ertelenebilir nitelikte işler vardır. Burada yöneticiden beklenen, özellikle kriz dönemlerinde yaşamsal önemi olmayan ve zamanı eriten işlerden sıyrılarak, yaşamsal önemi olan işlere yönelmektir.
Kriz yönetimi sürecinde yöneticiler; kriz sinyallerini alabilme, krize hazırlanma ve korunabilme, kriz yönetimi sürecinde etkili karar verebilme, otoriteyi kullanabilme, kriz yönetimi sürecini planlayabilme, örgütleyebilme, kriz yönetimi sürecinde iletişim sağlayabilme, eşgüdüm sağlayabilme, kriz yönetimi sürecini denetim altına alabilme, normal duruma geçişi sağlayabilme ve kriz yönetimi sürecinde öğrenme ve değerlendirme gibi niteliklere sahip olmaları gerekmektedir.
Günümüzde kriz yönetimi hem örgütler hem de 21. yüzyılın yöneticileri için çok kolay ulaşamayacakları çıktılar sağlamaktadır. Bu yönüyle yöneticilerin yeteneğine doğrudan bağlıdır. Her ne kadar yöneticiler krizi yönetirken doğuştan gelen yeteneklerini kullansalar da, krizi, kriz yönetimi tekniklerini öğrenmeleri oldukça önemlidir. Örgütlerde lider özelliği olan yöneticilere en çok ihtiyaç duyulan kriz durumları, örgütte bir kenetlenmeyi sağlar ve çalışanlar arasında karşılıklı güveni artırır. Bu durum esasında, yöneticilerin normal zamanlarda da oluşturmaya çalıştığı bir ortak bilinçtir. Kriz aynı zamanda hedefe ulaşmada işbirliği sağladığından yöneticiye otoriter biçimde kararları verme ve uygulatma özgürlüğü tanır.
Performansı Yönetmelidir
21. yüzyılın yöneticisi performansı yönetmelidir. Çünkü performansı yönetmek, hizmette etkinliği, üretimde verimliliği ve tutumluluğu da yönetmek demektir.
21. yüzyıl yöneticisi için performansın yönetilmesi de çok önemlidir. Çünkü bugünkü anlamında performans yönetimi, örgütlere yalnızca değerlendirme tekniğinin seçilerek, ilgili formların doldurulmasını sağlayan statik sürecin çok ötesinde kazançlar sağlar. Bundan dolayı performans düzeyinin saptaması ile sınırlı kalmayacak kadar önemlidir. Bu nedenle, örgütler ve yöneticileri performans yönetimini, dinamik bir süreç olarak değerlendirmeleri gerekmektedir.
Etkin performans yönetimi uygulamaları, 21. yüzyıl yöneticisinin iş ve sonuçlar üzerindeki kontrolünü artırır. Olumsuz sorunları erken teşhis etmek için yönetim etkinliğini çoğaltır. Bu şekilde örgütte objektif veriler birleştirilir ve hedeflenen objektif organizasyon yapısı oluşturulabilir. Performans yönetimi uygulamaları çalışanları nesnel standartlara uygun çalışmaya motive eder. Yönetimin beklentilerine katılımı ve katkıda bulunmayı sağlar. Standartlarla ilgili iyileştirme veya disiplin cezalarını destekler, bunları nesnel bir şekilde ortaya koyar. Daha objektif bir şekilde çalışanlara ve yönetime yönetim sistemi yaklaşımı sağlar. Yönetimin mali hususlarda ve terfi için kararlar alabilmesine imkan tanır.
Örgüt yönetimine, performans yönetimi uygulamalarının bu şekilde katkı sağlayabilmesi için, kurulacak sistemin, örgütün özel ihtiyaç ve koşullarına uyumlu stratejileri ve hedefleri içermesi gerekmektedir. Bu niteliklere sahip olmaması durumunda, örgütsel yapıda çatışma kaçınılmaz hale gelir. Gerektiğinde örgüt kültürünü ve yapısını yeniden şekillendirebilir. Değişmenin kaçınılmaz ve sürekliliğin özelliği dikkate alındığında, performans yönetimi bu değişimi, örgüt kültüründen başlayarak ve sürekli gelişen, değişen örgüt kültürü oluşturarak başarır. Örgütsel hedeflerin gerçekleştirilebilmesi için, bu hedefler açık olmalı, anlaşılır ve uygulanabilir olmalıdır.
Riski Yönetmelidir
21. yüzyılın yöneticisi riski yönetmelidir. Çünkü riski yönetmek, bir şeyin gerçekleşme ihtimalini de yönetmek demektir.
Risk yönetimi tanım olarak, riskin tümüyle engellenmesi değil, sorunlara sistematik ve dikkatli bir şekilde yaklaşılması ve almaya karar verilen risklerin dikkatli yönetimi yoluyla gereksiz kayıpların engellenmesi anlamına gelmektedir. Başarılı bir risk yönetimi için, örgütlerin varlıklarına ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemek, analiz etmek, denetim altında tutmak ve izlemek gerekmektedir.
Esas itibarıyla risk, algıya bağlı anlamlar taşımaktadır. Bir kişi veya organizasyonca yüksek olarak algılanan bir risk bir başkası için düşük olabilir. Yüksek maliyetli tedarik süreç ve işlemlerinde, riskin algıdan bağımsız kılınması, ortak bir konseptin ortaya konması zorunlu olmaktadır. Süreç içerisinde, diğer etkilerden doğabilecek riskler, tüm çalışanlar tarafından takip edilmeli ve belirlenmiş bir organizasyon tarafından yönetilmelidir. Bu çerçevede örgütler açısından bütünleştirilmiş risk yönetimi yaklaşımının avantajları şu şekilde belirtilmektedir:
- Risk yönetimi sayesinde doğal olarak riskin nasıl yönetileceği en önemli gündem maddesi olmaktadır.
- Risk yönetiminde işlem ve süreçler sistemin daha sorumlu kılınması ve düzgün işlemesi için sınırlandırılabilmektedir.
- Örgütler bu şekilde yüksek riskli alanlara ve zayıflıklara karşı tecrübe kazanmakta ve kendilerine has bakış açısı kazanmaktadırlar.
- Risk yönetimi sürecinde yer alan personel dışarının farklı kültürleriyle tanışmakta ve kendilerini geliştirmektedirler.
- Risk yönetimi sürecinde yaşanan hızlı değişimler ve esnek karar alma zorunluluğu, örgüt yönetimine olaylardan ders çıkarılmasını sağlama imkanı vermektedir.
- Bütünleştirilmiş risk yönetimi ile örgütsel süreçlerde sadeleşme yaşanmakta, duplikasyonlar yani tekrarlar ortadan kaldırılmakta ve karmaşık süreç ve pratikler sadeleştirilmektedir.
- Risk yönetimi sayesinde ulusal amaçlar ve kalite göstergeleri de daha kolay sağlanmaktadır.
Bunlardan da anlaşıldığı gibi, esasında risk yönetimi, risk almamak değildir. Hatta hiç risk almamak iş yapmamak anlamına geldiği için en büyük risktir. Risk yönetimi, 21. yüzyılın yöneticisi için alınacak risklerin bilinçli olarak alınmasını ve düzenli olarak takip edilmesini sağlayacak sistemleri kurmak anlamına gelmektedir.
Stratejiyi Yönetmelidir
21. yüzyılın yöneticisi stratejiyi yönetmelidir. Çünkü stratejiyi yönetmek, belirsizlik ortamında örgütün istenilen sonuçlara ulaşabilmesini de yönetmek demektir.
Esasında stratejik yönetim çevresel karmaşayı ve değişimi yönetebilmektir. Bu süreçte stratejik yönetim; geleceği beklemek yerine, geleceği karşılamak, geleceğe yön vermek ve geleceği yönetmek demektir. Bu ise çok hızlı değişen şartlarda örgütlerin, doğaçlama olarak hareket edebilecek şekilde yönetilebilmelerini gerektirir. Stratejik yönetim açısından, değişimi doğaçlama olarak yönetmede pasif bir işlev olan geleceği tahmin yeterli olmayıp, aktif bir işlev olan geleceği şekillendirme ve yönetme önemlidir. Çünkü geleceğin stratejik hedeflerine yalnızca ulaşmanın hiçbir zaman yeterli olamayacağı bir ortamda, hem ulaşılan hedeflerde kalabilmek hem de daha ileri hedeflere bilinçli ve sistemli yeni sıçrayışlar yapabilmek, geleceği yönetmekle mümkündür.
Stratejik yönetimin asıl amacı stratejiler oluşturmak, bunları uygulamak ve sonuçlarını denetlemektir. Bunun için stratejik yönetimde öncelikle; Strateji nedir? Strateji niçin oluşturulmalıdır? Strateji ne zaman oluşturulacaktır? Strateji oluşturularak nereye ulaşılması hedeflenmektedir? Stratejiler nasıl oluşturulacaktır? Stratejiler kim(ler) tarafından oluşturulacaktır? Sorularına cevap bulmak gerekmektedir. 21. yüzyılın yöneticisi bu soruları iyi analiz etmeli, en doğru cevapları bulmalı ve bunları uygulamaya aktarabilmelidir.
Stresi Yönetmelidir
21. yüzyılın yöneticisi stresi yönetmelidir. Çünkü stresi yönetmek, çalışanların ve örgütün tehlike içinde bulunduğu etmenlere ve koşullara göre dengesinin bozulduğu durumları da yönetmek demektir.
Stres yönetimi, bir bakıma yaşamı stressiz biçimde sürdürmek için gerekli olan zihinsel yapı değişimini içermekte ve bir anlamda yaşam tarzı değişimini öngörmektedir. Bu süreçte ruh ve beden sağlığını korumak, üretici ve verimli bir yaşam sürdürmek için gerekli teknik ve uygulamalara ihtiyaç duyulmaktadır. Stres yönetiminin amacı, stresin bütününden kaçınmak değil verimlilik, enerji ve atikliğe doğru olumlu bir güç oluşturabilmektir. Amaç ne çok az ne de çok fazla olan optimum stres düzeyini korumaktır. Bundan dolayı stres yönetimi, üzerimize çöken baskı ve talepleri mümkün olan en etkili ve dengeli biçimde yönlendirme konusuyla ilgilenir. Olumlu baskının olumsuz strese dönüştüğü nokta herkeste değişiktir ve hayatın değişik dönemlerinde de farklıdır. Değişme eğilimi, stres yönetimini zorlaştıran önemli bir etkendir.
Görüldüğü gibi stres yönetimi son safhada yaşam tarzı yönetimidir. Stresi yönetmeye karar vermek demek, bireyin duygusal, fiziksel ve ruhsal yaşam kalitesini yükseltmeye karar vermesi demektir. Bu süreçte uygulanacak "Değiştir - Kabul Et - Boş Ver - Yaşam Tarzını Yönet" (DKBY) modelinde bireylerin yaşadıkları stresi kontrol altına almaları ve yönetebilmeleri için dört aşamalı bir süreç öngörülmüştür. Burada ilk adım olan (D), "Değiştir" imkanınız varsa, içinde bulunduğunuz olumsuz durumu değiştirmek anlamına gelmektedir. Olumsuz durumu değiştirebilirseniz, bu durumun sebep olduğu stresi tamamen ortadan kaldırmayı başarabilirsiniz. İkinci adım; (K) "Kabul et", kontrol edilemeyecek durumlarla karşılaşabileceğini öngörmektedir. Bu süreçte, kontrol edilemeyecek koşulları öfkelenmeden kabul etmeyi ve pozitif yaklaşımı kaybetmemeyi öğrenmek gerekmektedir. Üçüncü adım olan ?Boş ver? (B) duygusal, zihinsel ve ruhsal açıdan işe yarayan güçlü bir yöntemdir. Buna göre değiştirilemeyecek durumları kontrol etmeye çalışmak kişileri kontrol saplantısına götürür ve stres yaşamasına yol açar. Dördüncü adım ise (Y) "Yaşam tarzını yönet" ise egzersiz, diyet, rahatlama ve duygusal destek yoluyla, gelecekte stres oluşturabilecek unsurlarla bu günden mücadele edilmesini öngörür (Güçlü, 2001:102). Stres yönetimi sürecinde söz konusu bu teknikleri kullanmak, başarıyı yakalamak açısından oldukça önemli kabul edilmektedir.
Süreci Yönetmelidir
21. yüzyılın yöneticisi süreci yönetmelidir. Çünkü süreci yönetmek, örgütsel sistem içinde tasarlanan tüm yol ve yöntemleri de yönetmek demektir.
Süreç yönetiminin en önemli yönü, yönetim biliminde Parkinson Yasası'nın öngördüğü "örgütler kurulduktan sonra sürekli gerilerler" savına karşı tedbir alınmak istenmesidir. Eğer örgütler gerileyerek elde ettikleri kazanımları kaybetmek istemiyorlarsa, üretim süreçlerinde ve yöntemlerinde sürekli bir iyileştirmeye gitmelidirler. Süreç yönetimi bu aşamada devreye girmektedir. 21. yüzyılın yöneticisi, örgütler herhangi bir değişim projesi yürütürken veya bunu planlarken, süreçleri anlamak ve en iyi süreci tanımlamak, süreç iyileştirmesini sürekli kılmak ve bütün bunlara çalışanları dahil ederek, onlara bunun ek iş değil asıl iş olduğunu anlatmak zorundadırlar.
Örgüt yönetiminde iş süreçleri o kuruluşun kalbidir. Müşteriye nasıl örgütsel değerler yaratıldığını göstererek gerçek işi tanımlar. Geleneksel yapıda fonksiyonel örgütlerde, süreçler parçalanmış, bölünmüş, kolayca fark edilmeyen, tanımlanmamış ve bunun sonucunda performansı net olmayan bir düzende yönetilirler. Bundan dolayı üst yönetimin süreçleri dikkate alarak strateji geliştirmeleri, farklı bir düşünce tarzı gerektirmektedir. Süreç yönetimi fonksiyonlar arası bir yönetim anlayışı gerektirmektedir. 21. yüzyıl yöneticisi bu bilinçle kendi örgütünde süreç yönetimi mekanizmalarını kurabilmek için gerekli fedakarlıkları yapmak zorundadır.
Vizyonu Yönetmelidir
21. yüzyılın yöneticisi vizyonu yönetmelidir. Çünkü vizyonu yönetmek, örgütün umutlarını, amaçlarını ve geleceğe giden yolunu yönetmek demektir.
Örgüt yönetiminde vizyon, örgütün uzun dönemli başarmak istediği hedefleri içermekte, böylece geleceğe yönelik olarak örgütlerin uygulamalarını biçimlendirme ve yönlendirmede etkili olabilmektir. 21. yüzyılın yöneticisi örgütünde vizyon bildirgeleri aracılığı ile vizyon yönetimi mekanizmalarını kurar ve bu şekilde örgütünün bir gelecek tasviri yapmasını sağlar. Örgütünün stratejilerini seçmesinde, amaç ve hedeflerinin belirlenmesinde yol gösterebilir. Örgütte uzun vadeli ve temel kararlar verilmesinde bir takım sınırlamalar koyarak örgütün farklı ve ilgisiz yönlere kaymasını önleyebilir. Örgütün kurulma aşamasında veya köklü bir değişim çabasında, çalışanlar için ulaşılması gereken hedefler ortaya koyar ve bunlar için yönelim sağlar. Vizyon yönetimi uygulamaları ayrıca örgütlere hedef pazarın belirlenmesinde yardımcı olur. Hizmet anlayışının tanımlanmasını sağlar, uygulama stratejisinin belirlenmesine katkıda bulunur. İyi bir hizmet sunma sistemi tasarlanmasına ortam hazırlar. İyi bir kontrol sisteminin kurulmasına yardımcı olur. Vizyon sayesinde gelecekteki uygulamaların ne ölçüde gerçekleşip gerçekleşmediğinin ölçülmesi kolaylaşır.
Zamanı Yönetmelidir
21. yüzyılın yöneticisi zamanı yönetmelidir. Çünkü zamanı yönetmek, önüne geçilemez bir şekilde, sabit bir hızla akıp giden ve herkesin eşit şekilde sahip olduğu en önemli değerimizi yönetmek demektir.
Günümüzde teknolojideki değişimler ve gelişmeler herkesin zaman yönetimine bakışını değiştirmiştir. İnternet, intranet, e-posta, modemler her zaman her yerde bilgiyi mevcut ve ulaşılabilir hale getirmiş, bu şekilde bilginin değişimi kolaylaşmış, bu durum yöneticilere zamanın değişen şartlarına göre kararlarını değiştirebilme imkanı vermiştir. Örgütsel yaşamda bugün verimlilik, çalışan performansı ve bütçe başarısı oldukça önemli hale gelmiştir. Bu sürecin bir tamamlayıcısı olarak zamanın yönetimi de kaçınılmaz olarak örgütsel yaşamın gündeminde en üst sıralara çıkmıştır. Çünkü zaman çok değerlidir ve verimlilik ve performans artışı için mutlaka çok iyi yönetilmelidir.
Başarılı zaman yönetimi için örgütlerin ve çalışanların amaçlarını belirlemek, amaca ulaşmak için planlar yapmak, belirlenen ilk planı uygulamaya koymak, bitiş zamanını tespit etmek ve amaca ulaşıncaya kadar çalışmaya devam etmek gerekmektedir. Çünkü bunları gerektiren zaman yönetimi, yönetimin ve yöneticinin zamana olan talebinden ortaya çıkmıştır. Zamanın kıt olma özelliğinden dolayı artık bir üretim ve tüketim kaynağı olarak görülmektedir. Zaman yönetiminin ana faaliyet sahası, bireylerin özel hayatı ve üst düzey yöneticilerden alt düzey çalışanlara kadar tüm yöneticilerle ilişkilidir. Zaman yönetiminin amacı, bireylerin ve özellikle de yöneticilerin zamanlarını verimli ve etkin bir şekilde kullanmalarını sağlayabilmektir. Zamanı etkin yönetmek ya da kullanmak, sahip olunan her saati, her dakikayı belirli bir hedef ve amaç doğrultusunda planlayarak kullanmak anlamına gelmektedir.
21. yüzyılın yöneticisi başarılı bir zaman yönetimi için öncelikle örgütsel amaçları belirlemelidir. Amaçlar yazılı hale getirilmeli, sonra öncelikler belirlenmeli ve yaşamdan ne beklenildiğinden emin olunmalıdır. Ardından faaliyetler değil, amaçlar üzerinde yoğunlaşılmalıdır. En önemli faaliyet en önemli amaçları gerçekleştirmeye yardımcı olmalıdır. Yöneticiler düzenli olarak zaman cetveli tutmalı ve zamanın nasıl kullanıldığını analiz etmelidirler. Her gün önemli bir amaç belirlenmeli ve gerçekleştirilmelidir.
Bu kısa değerlendirme yazımızda belirttiğimiz tüm yeni ve modern yönetim teknikleri, 21. yüzyılın örgütlerinin ve yöneticilerinin uymak zorunda oldukları evrensel gerçekliklerdir. Yapılan araştırmalarda söz konusu teknikleri kullanan örgütlerin etkinlik ve verimlilik arayışları sürecinde çok başarılı oldukları, bunları uygulayan ve hayat felsefesi olarak benimseyen yöneticilerin de yoğun rekabetin yaşandığı kendi kulvarlarında rakiplerinin önüne geçtikleri belirlenmiştir.
Bu gerçeklik karşısında temennimiz; ülkemizde kamu yönetiminde yaşanan değişim sürecinde yeni kurulan ve 21. yüzyılın modern kamu kuruluşu olma hedefini gerçekleştirmek isteyen tüm kuruluşlarımızın ve buralarda görev yapan yöneticilerimizin, söz konusu gelişmelerden en yüksek faydayı sağlamaları ve hantal bürokratik yapılar karşısında etkin, verimli, üretken ve vatandaş odaklı kamu yönetimi yapısının bir an önce kurulabilmesidir.
(Kaynak: M. Akif Özer; 21. Yüzyılda Yönetim ve Yöneticiler, Nobel Yayın Dağıtım, Ankara, 2008, s.1-20).
